4 conseils pour préparer les réunions en entreprise

Prioriser des réunions structurées aide à réfléchir et à prendre du recul. À mettre les idées et les points de vue ensemble. L’objectif est de mieux organiser le travail, de rendre le climat agréable et de stimuler l’esprit d’équipe. Voici quatre conseils simples pour faire de ces réunions des temps de rencontre profitables qui donnent le goût de répéter l’expérience! 

Développer une nouvelle habitude exige de la volonté et il faut y mettre du temps avant d’en constater les bienfaits. La mise en place de réunions de travail formelles et structurées, s’il s’agit d’un nouvel exercice pour votre entreprise, est une nouvelle habitude à développer. Voyons comment favoriser cette habitude.  

1. Choisir l’ordre du jour

C’est le fil conducteur des échanges, le point de repère nécessaire pour s’assurer d’aborder tous les sujets jugés pertinents. Qui décide du contenu? Le plus simple est d’abord d’utiliser un modèle de base et de voir à l’usage s’il convient au groupe. On amorce la réunion en faisant consensus sur les points à l’ordre du jour et sur le temps que les participants ont à consacrer à la réunion.  

Exemple d’un ordre du jour visant l’organisation générale du travail et les tâches prioritaires à venir. 

1. Comment ça va?
2. Bilan de la semaine précédente 
3. Moment de gratitude
4. Les absences à prévoir pour la prochaine semaine
5. Sujets du jour
6. Tableau des tâches et des priorités de la semaine

Les premières minutes de la réunion doivent idéalement permettre aux individus de se reposer l’esprit, de se donner des nouvelles et de partager leurs points de vue sur le travail accompli pendant les semaines précédentes. Toutefois, dans les situations de haute tension, il vaut mieux communiquer aux participants qu’ils sont libres de prendre part ou non aux échanges. 

Au point « Sujets du jour », le groupe est invité à proposer des sujets pertinents, comme un problème à régler, un point d’information, l’état d’avancement d’un dossier, etc.

La dernière partie de la rencontre est de remplir ensemble le tableau des tâches et des priorités de la semaine ou des semaines à venir. 

2. Faire le suivi

Le compte rendu de la réunion permet de faire le lien avec la prochaine rencontre. L’idéal est d’avoir un document vierge qui reprend les points figurant à l’ordre du jour. Ainsi, la personne responsable de rédiger le compte rendu n’aura qu’à le remplir au fur et à mesure du déroulement de la rencontre. Dès la fin de la réunion, le compte rendu est prêt à être envoyé à tous les membres de l’équipe.
 

3. Créer une animation organisée

C’est une fonction importante pour assurer le bon déroulement de la rencontre. La personne qui anime devra s’assurer de bien gérer le droit de parole et que tous les sujets à l’ordre du jour sont abordés. Attention, c’est un talent qui peut se développer à tout âge. L’important est d’avoir une bonne écoute et de savoir garder son calme en toutes circonstances. 

4. Confier la gestion du temps à une personne

Elle est normalement confiée au responsable de l’animation. Cette personne a besoin de la confiance du groupe pour assumer son rôle. Sachez que la réussite d’une rencontre ne repose pas seulement sur ses épaules. Tous les participants ont leur part de responsabilité. Il faut aussi se souvenir que pour créer l’habitude de tenir des réunions structurées, il vaut mieux se réunir souvent et moins longtemps. D’une réunion à l’autre, cette façon de faire permet souvent de stimuler la réflexion et d’approfondir les sujets!

Les sujets difficiles

Il arrive que les discussions s’échauffent lorsqu’elles touchent des projets, des changements de méthodes de travail ou encore des sujets délicats comme la santé financière de l’entreprise. 

Quoi faire si l’on sent que la discussion n’avance pas et que le ton monte? Donnez-vous le droit de faire une pause de cinq minutes, le temps de respirer un peu et de retrouver vos esprits. Ce sera le rôle de l’animateur ou de l’animatrice de demander au groupe comment et quand poursuivre les échanges. Parfois, il vaut mieux revenir sur le sujet ultérieurement lorsque nous sommes plus disposés à réfléchir et à écouter les autres. 

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