Prioriser des réunions structurées aide à réfléchir et à prendre du recul. À mettre les idées et les points de vue ensemble. L’objectif est de mieux organiser le travail, de rendre le climat agréable et de stimuler l’esprit d’équipe. Deuxième de trois textes.
Aussi vertueuses soient-elles, les réunions formelles ne sont pas très populaires au sein des fermes. Parmi les raisons les plus souvent évoquées, on entend : « On voudrait bien, mais on manque de temps et de main-d’œuvre. Lorsque l’on essaie d’en faire, elles créent du stress et dégénèrent en conflit. On a l’impression de tourner en rond et de ne rien régler! » Comment faire autrement et bien vivre ces rencontres sans qu’elles alourdissent la journée?
L’enjeu principal auquel il faut s’ajuster est la surcharge de travail saisonnière. Est-ce réaliste et envisageable de tenir des réunions pendant ces périodes de pointe? L’idéal est d’avoir créé l’habitude en saison calme. Les psychologues sont unanimes : lorsque la surcharge de travail se prolonge et que la fatigue s’installe, la capacité à réguler ses émotions et ses pensées est réduite. C’est le phénomène de la mèche courte! Toutefois, si l’habitude de se réunir n’est pas créée, mais que le besoin s’impose, un premier pas à faire est de proposer des réunions éclairs de début ou de fin de journée.
Elles peuvent être tenues chaque jour ou à intervalles réguliers de deux ou trois jours. Tout le monde est convoqué pour faire les mises au point nécessaires et le bilan de la journée ou de la veille. Il est recommandé de s’en tenir aux faits de la journée, sans plus. L’objectif de ces rencontres est d’échanger ensemble sur le travail réalisé, de favoriser les mises au point sur une base régulière et, par le fait même, l’entraide et l’esprit d’équipe. Attention : ce n’est pas le moment de discuter de vos projets et du tracteur à changer ou encore de remettre sur la table les erreurs du passé ou le mauvais caractère de votre associé. Les réunions éclairs servent à créer un espace d’échange autour du travail, à faire baisser la pression et à planifier les tâches à venir. On est dans le court terme.
Si le réflexe du blâme mutuel s’installe entre vous, osez demander de prendre une pause et proposez de revenir à ce qui doit être planifié. Ces rencontres éclairs sont utiles dans la mesure où elles sont régulières, ne dépassent pas la quinzaine de minutes et apportent un éclairage sur les améliorations journalières à apporter.
Quoi faire si un membre de l’équipe ne veut pas y participer? Ne vous empêchez pas de les mettre en place. Dites-vous que ce genre de pratique de gestion ne peut pas nuire aux relations de travail et aux communications. De retour à la saison calme, vous aurez à faire le bilan de cette expérience et à vous questionner ensemble sur la pertinence de mettre en place des réunions structurées pour échanger plus en profondeur sur des problèmes précis et la gestion générale du travail afin que vous ayez plus de temps pour vous reposer et planifier vos vacances!
« J’ai pris l’initiative, lors d’une de nos réunions de travail, de présenter une proposition pour agrandir l’étable. On en parlait à l’occasion, mais jamais formellement avec le détail des coûts. Lorsque j’ai présenté le projet, mon père a très mal réagi. Le ton a monté et la discussion a dégénéré. On s’est même engueulés le soir pendant la traite. Depuis cette rencontre, on évite le sujet et ça me frustre beaucoup. »
Lorsqu’une telle situation se présente et que le différend vous ronge de l’intérieur, il est fortement recommandé d’aller chercher un soutien extérieur. Il existe des conseillers et des conseillères en gestion organisationnelle habilités à intervenir lorsque des malaises surviennent ou que des conflits perdurent. Le réseau Agriconseil de votre région pourra vous fournir une liste de ressources.
