Recherche de documents, archivage, partage d'information : découvrez comment réduire le temps consacré à la paperasse grâce au numérique.
À première vue, le papier peut sembler peu coûteux dans une entreprise agricole. Pourtant, son véritable prix ne se limite pas aux feuilles, à l'encre ou aux classeurs. Il se mesure surtout en temps consacré à chercher, à classer, à transmettre et à retrouver l'information au quotidien.
Quand retrouver un document prend plus de temps que prévu
Factures, états de compte, analyses de laboratoire, rapports agronomiques, bons d'expédition : les documents s'accumulent rapidement au fil des saisons.
Même avec un système de classement bien organisé, retrouver un document précis peut parfois demander plusieurs minutes. Multipliées sur une année, ces recherches représentent de nombreuses heures qui pourraient être consacrées à la gestion de l'entreprise ou aux travaux à la ferme.
Aujourd'hui, plusieurs personnes participent à la gestion d'une exploitation agricole : membres de la famille, relève, employés, comptables ou experts-conseils.
Lorsque l'information est conservée uniquement sur papier, son partage peut devenir plus compliqué. Il faut photocopier, numériser ou transmettre les documents d'une personne à l'autre, ce qui ralentit l'accès à l'information et peut retarder certaines décisions.
Conserver plusieurs années de documents exige de l'espace, du temps et une bonne organisation. Plus les archives s'accumulent, plus il devient difficile de retrouver rapidement l'information recherchée.
S'ajoutent également les risques de perte, de détérioration ou de mauvais classement. Un document introuvable au mauvais moment peut entraîner des délais et des démarches supplémentaires.
Pour simplifier la gestion documentaire, plusieurs coopératives mettent à la disposition de leurs producteurs AgConnexionMC | Portail. Cette plateforme sécurisée permet de consulter en ligne des documents administratifs et agronomiques à partir d'un ordinateur, d'une tablette ou d'un téléphone intelligent. Les producteurs peuvent accéder rapidement à l'information dont ils ont besoin et la partager facilement avec les personnes impliquées dans la gestion de leur entreprise.
Le virage numérique ne consiste pas seulement à remplacer le papier. Il permet surtout d'accéder plus facilement à l'information, de simplifier les tâches administratives et d'améliorer la collaboration au sein de l'entreprise agricole.
Finalement, le coût le plus important de la paperasse n'apparaît sur aucune facture. Il se traduit par du temps perdu et de l'énergie consacrée à des tâches administratives qui apportent peu de valeur. Réduire cette charge permet de consacrer davantage d'efforts à ce qui compte vraiment : la gestion, la productivité et la croissance de l'entreprise.
Communiquez avec votre coopérative pour découvrir les outils numériques offerts aux producteurs et consultez la section AgConnexionMC sur le site Web de Sollio Agriculture pour en apprendre davantage sur les solutions qui facilitent la gestion de votre entreprise agricole.
