Pourquoi faire des réunions de travail?

Par Isabelle Éthier, Conseillère en relations humaines et transfert
Accréditée par le Regroupement des CRÉA du Québec (RCQ)
Groupe ProConseil  www.groupeproconseil.com

Il n'est pas toujours évident d'organiser des réunions de travail pour une famille agricole.

Lorsque nous proposons cette discipline d'équipe à des gens qui pourtant expriment le désir d'améliorer leurs relations, nous entendons souvent les mêmes commentaires : « on n'aime pas les rencontres formelles » ou encore « on manque de temps pour faire notre ouvrage »! 

Ces raisons sont très légitimes. Sur une ferme, le travail ne manque pas et on ne veut pas perdre de temps avec une procédure dont on n’est pas certain de son utilité.

Ce qui se passe pour plusieurs familles en affaires, c’est que leur expérience en matière de réunions n’est pas toujours très positive. « Peux-tu nous aider? », a demandé un jeune agriculteur, appelons-le Robert, qui gère une entreprise avec son frère, ses parents et quelques employés. « J’essaie d’organiser des réunions plus officielles et ça tourne souvent au vinaigre! »

Après avoir vérifié avec lui les éléments clés pour assurer l’efficacité des rencontres, il constate par lui-même qu’il est parfois trop nerveux et que son attitude n’encourage pas l’échange et le partage d’information. En poursuivant la discussion, il nous confie sa difficulté à ne pas réagir à sa mère. « C’est plus fort que moi, chacun de ses commentaires me tape sur les nerfs et je m’emporte facilement! » Il faut dire que les défis financiers de cette entreprise sont assez importants et génèrent de l’inquiétude chez les parents. De là les réactions de la mère, peut-être un peu trop alarmantes, qui agaçaient tant Robert. Après nos échanges, Robert a décidé de parler seul à seul avec sa mère. Il a préparé sa rencontre en écrivant ce qui le dérangeait. Ils ont convenu ensemble qu’elle ne ferait plus partie des réunions puisque cela la rendait trop nerveuse.

Après cet ajustement, le climat des réunions s’est amélioré et Robert a progressivement changé son attitude générale à l’égard des autres. « Je suis plus capable de me concentrer et de favoriser l’échange lors de nos meeting », a-t-il constaté.

Une discipline à mettre en place

Les gains d’efficacité obtenus sur le plan des communications et des relations entre les individus ne sont pas toujours visibles à court terme lorsque l’on met en place des réunions formelles. C’est un peu comme lorsque l’on se soumet à une discipline sportive ou alimentaire, les résultats sont perceptibles seulement après quelques semaines. Comme dans toute discipline à mettre en place, il faut y croire et l’essayer sérieusement avant de laisser tomber.

Les principaux éléments clés pour rendre une réunion efficace

• Désigner une personne responsable de planifier et d’organiser les réunions;
• Affecter une personne à l’animation. Cette personne s’assure entre autres de donner la parole à tout le monde. Considérant le statut familial des entreprises agricoles, il est important que l’animateur soit capable de se détacher de la relation plus personnelle qu’il entretient avec les personnes qui parlent, et de se concentrer sur ce qu’elles disent.
• Établir un ordre du jour avec des points précis à discuter;
• Choisir un lieu qui convient à tous;
• Éviter les réunions durant les repas;
• Faire les suivis nécessaires après la réunion.