Déléguer, pas toujours facile

Osons se le dire : déléguer est une fonction humainement exigeante à la base. Au-delà des difficultés à recruter de la main-d’œuvre fiable, la délégation d’une tâche ou encore d’une responsabilité demande des aptitudes particulières. 

Voici les principales :

• Faire confiance en la personne
• Communiquer clairement ses attentes
• Corriger la situation lorsque c’est nécessaire
• Donner de la reconnaissance
• Donner du suivi et de l’encadrement
• Se remettre en question
• Accepter qu’il n’y ait pas une seule manière de faire les choses

Je remarque au sein des entreprises agricoles que les agriculteurs et agricultrices les plus minutieusement concentrés sur leurs tâches sont ceux qui ont le plus de difficulté à déléguer. Ils jonglent souvent avec une série d’informations qu’ils traitent dans leur tête et ils se comprennent bien. Très souvent, ces mêmes individus s’accordent très peu de marge d’erreur. Le hic c’est que lorsque ces gens en ont trop sur leurs épaules, ils ont souvent de la difficulté à déléguer et à trouver de la main-d’œuvre fiable, même au sein de leur famille.

Voici les étapes à suivre pour amorcer un processus de délégation du travail.

1. Nommer la vision d’entreprise

La vision est la direction dans laquelle on veut que l’entreprise se dirige. Exemple : « Produire 50 hectares de légumes avec le souci constant de minimiser l’empreinte écologique et d’assurer la subsistance de deux familles. » Lorsque la vision est claire pour tout le monde et que tous l’approuvent, le climat de travail est plus facile, plus souple et plus agréable.

2. Recenser toutes les tâches et responsabilités par secteur d’activité

Cet exercice n’est pas facile à faire. Le CRÉA accompagne ses clients en leurs proposant des listes de tâches qu’ils doivent compléter. Cela aide à se faire une idée de la charge de travail et à faire ressortir les zones de délégation souhaitable.

3. Identifier les tâches pouvant être déléguées

Chacun doit se demander le plus honnêtement possible ce qu’il est prêt à déléguer comme tâches et responsabilités. Cet exercice amène parfois une remise en question des méthodes de travail et des standards visés. Ces standards sont-ils toujours justifiés? Créent-ils de la surqualité et par conséquent un surplus de travail qui ne rapporte pas?

4. Identification d’employés, recrutement si nécessaire

Après avoir bien déterminé les tâches et responsabilités à déléguer, c’est le temps de se demander s’il faut recruter une nouvelle personne ou encore proposer de nouvelles fonctions à des employés déjà à l’embauche.

5. Encadrer l’employé dans ses nouvelles fonctions

On oublie trop souvent que les nouveaux employés, même les jeunes qui travaillent déjà au sein de l’entreprise, ont besoin de coaching et d’encadrement. Or, il faut idéalement déterminer qui sera chargé de faire le suivi des tâches et responsabilités déléguées. Rappelez-vous les qualités requises et n’oubliez pas qu’il faut y mettre du temps.

Certes, cheminer vers un processus de délégation prend du temps, mais ça finit par être payant en temps et en énergie gagné!